gesinn.it:Datenschutz/GoToWebinar

Ergänzung der allgemeinen Datenschutzerklärung für GoToWebinar

Umfang der Datenverarbeitung

Im Folgenden informieren wir Sie über den Umfang der Datenerhebung, Speicherung sowie Nutzung (im Folgenden: „Datenverarbeitung“, verwendet i.S.v. Art. 4 Nr. 2 DSGVO) im Rahmen der Anmeldung und Durchführung von Webinaren durch gesinn.it GmbH & Co. KG mit der Software GoToWebinar der LogMeIn Ireland Limited, The Reflector 10 Hanover Quay, Dublin 2, D02R573, Irland (im Folgenden "LogMeIn").

Wir nutzen die Software GoToWebinar, um Ihnen beispielsweise Produktpräsentationen, Schulungen oder Workshops online anbieten zu können. Die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich, um diese Webinare durchzuführen. Um am Webinar teilzunehmen, können Sie entweder die GoToWebinar Desktop-App, den Browser, eine mobile App oder Ihr Telefon verwenden.

Zwecke der Datenverarbeitung

Die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich zu dem Zweck, Webinare anbieten und durchführen zu können.

Kategorien der Datenverarbeitung

Vor der Durchführung des Webinars

Vorabinformation von Referenten und Moderatoren über Teilnehmer des Webinars

Bei unseren Webinaren ist es für die Referenten wichtig und erforderlich, sich vorab über die teilnehmenden Personen und gegebenenfalls über deren Organisationen zu informieren, um die Veranstaltung optimal vorbereiten und während der Veranstaltung gezielt auf die Teilnehmer eingehen zu können. Daher werden Teilnehmerinformationen (Name, Vorname, Organisation) vorab an den jeweiligen Referenten und den Moderator übermittelt. Eine darüber hinausgehende Nutzung der Teilnehmerinformationen über die Vorbereitung und Durchführung der konkreten Veranstaltung findet nicht statt.

Während der Durchführung des Webinars

Informationen zu Meeting-Metadaten

Bei Ihrer Teilnahme am Webinar werden sogenannte Meeting-Metadaten verarbeitet. Dabei handelt es sich um folgende Datenkategorien: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adresse, Geräte-/Hardware-Informationen, Standort, Spracheinstellungen, Betriebssystem. Diese Daten müssen aus technischen Gründen notwendiger Weise im Hinblick auf das jeweilige Webinar verarbeitet werden.

Datenkategorien bei Einwahl mit dem Telefon

Bei der Einwahl per Telefon werden Angaben zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit verarbeitet. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z. B. die IP-Adresse im Falle der Nutzung von Voice-over-IP (VOIP) gespeichert werden. Auch diese Daten müssen aus technischen Gründen notwendiger Weise im Hinblick auf das jeweilige Webinar verarbeitet werden.

Verarbeitung von Textdaten

Nutzen Sie im Webinar eine Chat-, Frage- oder Umfragefunktion, so werden diese Inhaltsdaten für Zwecke der Kommunikation innerhalb des Webinars verarbeitet. Zudem wird der Chatverlauf in einer Textdatei gespeichert, die den Namen, Vornamen (bzw. ein Pseudonym) und den Text der Chat-Nachricht wiedergibt. Diese Daten werden nur zur inhaltlichen Nachbereitung des Webinars verarbeitet.

Verarbeitung von Audio- und Videodaten

Unsere Veranstaltungen, die über die Software GoToWebinar durchgeführt werden, können aufgezeichnet werden. Beteiligen Sie sich mit Wortbeiträgen und/oder nutzen Sie gleichfalls die Videofunktion, um eine visuelle Übertragung Ihres Abbildes zu ermöglichen, so werden diese personenbezogenen Daten zu Zwecken der Kommunikation binnen des Webinars verarbeitet. Es ist Ihnen überlassen, diese Funktionen zu nutzen. Nur wenn Sie das Mikrofon oder die Kamera Ihres Endgeräts selbst aktivieren, können die vorgenannte Datenverarbeitungen stattfinden.

Datenverarbeitung zur Berechnung des Aufmerksamkeitsfaktors

Während Veranstaltungen, die über die Software GoToWebinar durchgeführt werden, registriert die Software, ob das Webinar-Fenster bei der/dem Teilnehmer*in als primäres Fenster geöffnet ist. Diese Information wird dem Organisator in nicht-personenbezogener Form während des Webinars mitgeteilt („Aufmerksamkeitsfaktor 75 %“). Dies dient dem Zweck, dass der Organisator bzw. der/die Sprecher*in erkennen kann, ob die Gruppe die Aufmerksamkeit verliert. Diese Funktion ersetzt den Blick in den Zuschauerraum bei analogen Seminaren und hilft dem/der Sprecher*in, die Veranstaltung zu führen. Auch hilft uns diese Durchschnittszahl dabei, kontinuierlich an den Inhalten der Veranstaltung zu arbeiten. Eine personenbezogene Auswertung des Aufmerksamkeitsfaktors wird nicht durchgeführt.

Datenverarbeitung zur Berechnung der Interessenquote

GoToWebinar bietet uns als Anbieter im Anschluss an die Veranstaltung die Möglichkeit, einen sogenannten Interessenquote pro angemeldetem/er Teilnehmer*in angezeigt zu bekommen. Dieser berechnet sich aus sieben Faktoren, wie etwa der Teilnahme an Kurzumfragen, ob Chatbeiträge geleistet wurden und dem vorgenannten „Aufmerksamkeitsfaktor“. Diese Interessenquote dient dem Zweck des Nachweises der Teilnahme an einem Webinar, etwa bei Pflichtfortbildungen, bei denen später Zertifikate über die Teilnahme ausgestellt werden.

Wir nutzen diese Funktion bei unseren Webinaren nicht. Es ist jedoch leider nicht möglich, diese Funktion zu deaktivieren. Von daher müssen wir Sie über das Folgende aufklären: Es ist theoretisch möglich, dass, wenn Sie keine anderweitigen Beteiligungen innerhalb des Webinars vornehmen und Ihre Interessenquote somit nur aus dem Aufmerksamkeitsfaktor besteht, anhand der Interessenquote erkennbar ist, ob und wie lang Sie das GoToWebinar als primäres und aktives Fenster während des Webinars genutzt haben.

Datenverarbeitung bei Aufzeichnung von Webinaren

Online Veranstaltungen mit der Software GoToWebinar können aufgezeichnet werden. Sollten Sie sich per Video oder Mikrofon-Funktion zugeschaltet haben und wir diese Aufzeichnung zum Download für Dritte oder ähnliches verwenden, so werden wir dazu Ihre Einwilligung einholen. Sie können jederzeit erkennen, ob eine Aufzeichnung stattfindet: Dies wird Ihnen durch den roten Record-Button in der GoToWebinar-Software angezeigt.

In der Regel haben wir während der Aufzeichnung alle Teilnehmer ausgeblendet und ermöglichen Beiträge erst in einer nicht aufgezeichneten Fragerunde am Ende des Webinars

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Soweit bei der Nutzung von GoToWebinar personenbezogene Daten von Beschäftigten der gesinn.it GmbH & Co. KG verarbeitet werden, ist § 26 Abs. 1 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten mit der Nutzung von GoToWebinar die Verarbeitung der personenbezogenen Daten von Beschäftigten der gesinn.it GmbH & Co. KG nicht im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von GoToWebinar sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Das berechtigte Interesse der gesinn.it GmbH & Co. KG besteht in diesen Fällen an der effektiven und sicheren Durchführung von Webinaren.

Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von Webinaren Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Webinare im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden. Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Auch hier besteht das berechtigte Interesse der gesinn.it GmbH & Co. KG an der effektiven und sicheren Durchführung von Webinaren.